Eingang
Ein vereinbartes Postfach oder eine lokale Eingangsablage beobachten. Doppelte Eingänge erkennen und den Ursprung dokumentieren.
Arbeitsrolle / Anfrage & BackofficeAus Anfragen
Aus Anfragen
werden Vorgänge.
Ein digitaler Mitarbeiter ordnet neue Anfragen, übernimmt wichtige Angaben und bereitet die nächsten Schritte vor. Sie behalten die Kontrolle über verbindliche Zusagen.
Anfrage- und
Auftragsvorbereitung.
Unser erster Rollenschwerpunkt für passende B2B-Dienstleister und Handelsunternehmen. Ausgangspunkt ist ein wiederkehrender Ablauf mit zugänglichen Schnittstellen, genügend Volumen und einem verantwortlichen Prozessinhaber.
Beispiel einer projektbezogen einzurichtenden Rolle — keine Kundenreferenz
Verstehen
Text und unterstützte Anhänge auswerten. Kunde, Anliegen, Artikel, Mengen und gewünschte Termine strukturiert erfassen.
Abgleichen
Kunden und Artikel im vorhandenen ERP/CRM suchen. Mehrdeutige Zuordnungen zur Klärung vorlegen, statt zu raten.
Prüfen
Pflichtangaben und Regeln abgleichen. Preise, Bestände und Konditionen nur aus den dafür vorgesehenen Geschäftsdaten übernehmen.
Vorbereiten
Vorgang oder Angebotsentwurf anlegen, Dokumente zuordnen und interne Aufgaben erstellen. Keine ungeprüfte verbindliche Zusage.
Nachfordern
Fehlende Pflichtangaben mit freigegebenen Vorlagen und Empfängerregeln nachfordern. Andere Nachrichten zur Freigabe vorlegen.
Freigeben
Verbindliche Angebote, abweichende Konditionen und unklare Empfänger mit Quelle und konkreter Aktion einem Menschen vorlegen.
Abschließen
Zielsystem-ID und gegebenenfalls Versandstatus prüfen. Arbeitsstand und Wiedervorlage aktualisieren; unklare Wirkung anhalten.
Beispielhafter ArbeitsauftragEine Aufgabe.
Eine Aufgabe.
Ein klarer Rahmen.
„Bearbeite neue Geschäftsanfragen im freigegebenen Postfach. Lege vollständige Fälle als Entwurf im ERP an. Frage bei eindeutig zugeordneten Bestandskunden fehlende Pflichtangaben mit freigegebenen Vorlagen nach. Preisabweichungen und Lieferzusagen gehen an die Vertriebsleitung.“
Ein definierter Prozess, ein primäres ERP/CRM, ein Postfach und eine Ablage bilden einen möglichen Startumfang. Die tatsächliche Rollenkarte entsteht gemeinsam mit Ihrem Prozessverantwortlichen.
Nicht alles automatisch.
Aber alles nachvollziehbar.
Die Grenzen gehören zur Leistung. Welche Standardaktion ohne Einzelbestätigung erlaubt ist, wird ausdrücklich festgelegt.
Nach Freigabe des Ablaufs
Nachrichten lesen, Kunden suchen, Entwürfe anlegen, Unterlagen zuordnen und genau definierte Routine-Rückfragen senden.
Mit Einzelfreigabe
Verbindliche Angebote, abweichende Konditionen, freie externe Antworten und Fälle mit unklarer Zuordnung.
Nicht im Startumfang
Zahlungen, neue Bankverbindungen, Preisregeländerungen, dauerhafte Löschungen, neue Berechtigungen oder eigenständige Softwareinstallation.
Erledigt heißt:
Im Zielsystem geprüft.
Der Status einer Rolle darf nicht von einer überzeugend formulierten Chatantwort abhängen.
Ergebnisnachweise
- Ursprungs- und Vorgangs-ID mit zugeordneten Dokumenten.
- Verwendete Quellen, Regeln und relevante Versionen.
- Konkrete Freigabe und geprüfte Zielsystemantwort.
- Endstatus, Rückfragen, offene Fristen und manuelle Übergaben.
Ausnahmen bleiben sichtbar
- Unvollständige Angaben oder mehrdeutiger Kunde.
- Freigabe ausstehend oder Zielsystem nicht erreichbar.
- Schreibaktion ohne eindeutige Bestätigung: erst abgleichen.
- Keine unbegrenzten Wiederholungen oder erfundenen Erfolge.
Ein Pilot.
Mit ehrlicher Messung.
Vor der Betriebsfreigabe prüfen wir geeignete Standardfälle und bewusst ausgewählte Fehlerfälle. Ihre Testdaten werden nur im vereinbarten Rahmen verwendet.
Vergleichsgrundlage
Geeignete Fallmenge, unklare Fälle und erwartete Ergebnisse vorab festlegen. Nicht nur erfolgreiche Beispiele auswählen.
Nutzen messen
Korrekte Abschlüsse, Bearbeitungszeiten, Korrekturminuten und menschliche Übergaben erfassen. Freie Kapazität ist keine garantierte Kosteneinsparung.
Betrieb freigeben
Abnahmekriterien, erlaubte Aktionen, Wiederanlauf und manuellen Ersatzablauf dokumentieren. Nur geprüfte Tätigkeiten schrittweise freigeben.
Keine pauschale Erfolgsquote und kein versprochener Mitarbeiterersatz. Ziele und Kriterien werden am konkreten Ablauf vereinbart.
Ihr nächster SchrittPasst diese Rolle
Anfrageprozess besprechenPasst diese Rolle
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Teilen Sie uns Eingangskanal, Zielsystem und ungefähres Vorgangsvolumen mit. Bitte noch keine vertraulichen Unterlagen oder Zugangsdaten.